Datenschutzerklärung

Mit dieser Datenschutzerklärung möchten wir Sie als Besucher unserer Website über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten und die für Sie bestehenden Rechte aufklären. Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adressen, Telefonnummer, etc.

1. Allgemeines

a) Die Entwicklung der Website wurde darauf ausgelegt, so wenig Daten wie möglich von Ihnen zu erheben. Grundsätzlich ist der Besuch unserer Website daher ohne Angaben von personenbezogenen Daten möglich. Erst wenn Sie sich dazu entscheiden, unmittelbar mit uns in Kontakt zu treten (z.B. Kontaktformular), wird die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich. Hierbei achten wir stets darauf, Ihre personenbezogenen Daten nur im Einklang mit einer gesetzlichen Grundlage oder einer von Ihnen erteilten Einwilligung zu verarbeiten.

b)  Verantwortlicher gem. Art. 4 Abs. 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Rudergruppe Geesthacht von 1912 e.V.
Elbuferstraße 31
21502 Geesthacht
Tel.: 04152 4113
E-Mail:  vorstand@rudergruppe.de

2. Verwendungszweck der personenbezogenen Daten

Nachfolgend erläutern wir, zu welchen Zwecken wir Ihre personenbezogenen Daten – sofern Sie uns diese übermitteln – verarbeiten:

a)  um mit Ihnen bei Kontaktanfragen Ihr Anliegen bearbeiten zu können (z.B. E-Mail-Adresse, Vorname, Nachname, Telefonnummer);

b)  um die in der Satzung der Rudergruppe Geesthacht von 1912 e.V.  zugrunde gelegten Zwecke zu erfüllen, wie beispielsweise im Rahmen der Mitgliederverwaltung die Benachrichtigung über Aktuelles und anstehende Veranstaltungen, Erheben und Einziehen von Mitgliedsbeiträgen sowie Kontaktaufnahme für die Klärung mitgliederbezogener Angelegenheiten, hierzu gehört auch die Verarbeitung von Foto- und Videodokumenten im Zusammenhang mit satzungsgemäßen Aktivitäten zur Dokumentation und ggf. Veröffentlichung in den von uns genutzten Medien (z.B. Homepage);

c)  zur technischen Realisierung unserer Website und um Ihnen unsere Informationen auf dieser Website bereitstellen zu können (z.B. durch IP-Adresse, Browserinformationen);

d) zur Analyse und Optimierung unserer Mails an Mitglieder.

3. E-Mail-Korrespondenz

a)  Sie können mit uns per E-Mail Kontakt aufnehmen, wobei Sie personenbezogene Daten wie Name und E-Mail-Adresse übermitteln können. Diese Daten werden von Ihnen auf rein freiwilliger Basis an uns übermittelt.

b)  Sie können über unsere Webseite über ein Kontaktformular Kontakt aufnahmen oder im Mitgliederbereich Anmeldungen zu Veranstaltungen, Bestellungen von Vereinskleidung oder Bootshausschlüsseln sowie die Nutzung einer Feedback-Funktion vornehmen. Dabei werden Sie je nach Art der Anfrage aufgefordert, Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum und die Schwimmbefähigung bzw., im Falle einer Anmeldung zu Veranstaltungen, die Namen der anzumeldenden Personen anzugeben., und zur Bestellung von Bekleidung auch die Kleidergrößen der Person anzugeben. Diese Daten werden automatisiert übermittelt . Bei Anmeldung erfolgt eine automatisierte Benachrichtigung an eine vereinseigene E-Mail-Adresse, die der Aufgabe der Verwaltung und Beantwortung solcher Anfragen dient.

c)  Je nach Art der Anfrage ist die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für Anfragen, die Sie selbst im Rahmen einer vorvertraglichen Maßnahme stellen oder Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, wenn Ihre Anfrage sonstiger Art ist. Das berechtigte Interesse folgt aus den unter Ziff. 2. genannten Zwecken.

4. Beitrittserklärung

a)  In der Beitrittserklärung werden folgende personenbezogene Daten erhoben: 

a. Name, Vorname
b. Anschrift
c. Geburtstdatum
d. Schwimmbefähigung
e. Bankverbindung für den Lastschrifteinzug

b)  Weiterhin können nachfolgende freiwillige Angaben gemacht werden:

a. Telefonnummer
b. E-Mail-Adresse

c)  Sobald ein Mitglied am Sportbetrieb auf dem Wasser teilnimmt, erfolgt eine Eintragung in ein Verzeichnis, in dem Name, Vorname und Anzahl der gefahrenen Kilometer aufgenommen werden können. Die Eintragung erfolgt durch eine vom Vereinsvorstand hierfür verantwortlich gemachte Person, wenn einer Eintragung nicht ausdrücklich widersprochen wurde. Das Verzeichnis ist lokal auf einem dafür gesondert eingerichteten Gerät in der Bootshalle gespeichert. Einsicht ist durch die Mitglieder möglich. Das Auslesen von Daten ist nur durch eine vom Vereinsvorstand hierfür verantwortlich gemachte Person möglich und wird lediglich für statistische Auswertungen und Ehrungen der Mitglieder vorgenommen.

d)  Sobald ein Mitglied die E-Mail-Adresse angibt, erfolgt eine Eintragung in zwei Verzeichnisse - derzeit bei den Anbietern "IONOS SE" und "Sendinblue GmbH" -, in denen jeweils Name, Vorname und E-Mail-Adresse aufgenommen werden. Die Eintragung erfolgt durch eine vom Vereinsvorstand hierfür verantwortlich gemachte Person, wenn einer Eintragung nicht ausdrücklich widersprochen wurde. Die Verzeichnisse sind auf Servern innerhalb Deutschlands bei von uns sorgfältig ausgewählten Mail-Diensten gespeichert. Diese tragen dafür Sorge, dass die Daten nach aktuellem technischen Stand gesichert sind. Das Einsehen dieser Daten ist nur durch eine vom Vereinsvorstand hierfür verantwortlich gemachte Person möglich und wird für die Durchführung der Kommunikation per E-Mail benötigt.gemacht

Die sogenannten "Rudergruppen-News", die alle ein bis zwei Monate an alle Mitglieder gesendet werden, enthalten sogenannte „Pixel. Im Rahmen des Abrufs der Mail werden technische Informationen, wie Informationen zum Browser und dem Betriebssystem, als auch die IP-Adresse, der Zeitpunkt der Zustellung des Newsletters sowie die Interaktionen mit dem Newsletter (Öffnen, Klicks auf Inhalte und Links) (zusammen: „Newsletternutzungsdaten“) von 

dem Anbieter "Sendinblue GmbH" verarbeitet.

Die Newsletternutzungsdaten werden verarbeitet zur technischen Verbesserung unseres Newsletters und um die Lesegewohnheiten unserer Nutzer zu erkennen sowie die Inhalte an Sie anzupassen.

e)  Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der vorgenannten Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Das berechtigte Interesse folgt aus den in Nr. 2 genannten Zwecken.

5. Informationen per E-Mail

a) Alle ein bis zwei Monate wird an alle Mitglieder ein Newsletter gesendet, sofern nicht explizit widersprochen wird. 

b) Dieser Newsletter enthält sogenannte „Pixel. Im Rahmen des Abrufs der Mail werden technische Informationen, wie Informationen zum Browser und dem Betriebssystem, als auch die IP-Adresse, der Zeitpunkt der Zustellung des Newsletters sowie die Interaktionen mit dem Newsletter (Öffnen, Klicks auf Inhalte und Links) (zusammen: „Newsletternutzungsdaten“) von dem durch uns sorgfältig ausgewählten Anbieter "Sendinblue GmbH" verarbeitet.

Dieser trägt dafür Sorge, dass die Daten nach aktuellem technischen Stand gesichert sind. Das Einsehen dieser Daten ist nur durch eine vom Vereinsvorstand hierfür verantwortlich gemachte Person möglich.

c) Die Newsletternutzungsdaten werden zur technischen Verbesserung unseres Newsletters verarbeitet und um die Lesegewohnheiten der Nutzer zu erkennen sowie die Inhalte anzupassen.

d)  Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der vorgenannten Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Das berechtigte Interesse folgt aus den in Nr. 2 genannten Zwecken.

6. Sportabteilungen (Leistungssport, Breitensport)

a)  Für Mitglieder, die an Veranstaltungen oder beim Leistungssport teilnehmen, kann es sein, dass von den jeweiligen Trainern oder Vorstandsmitgliedern neben den in Nr. 4 a) erhobenen Daten auch die Telefonnummer – sofern nicht schon angegeben – sowie die Anzahl der bereits gefahrenen Kilometer erhoben bzw. abgerufen werden und hierüber Listen an die jeweiligen Mitglieder verteilt werden. 

b)  Die Verarbeitung von Namen und Telefonnummer erfolgt dabei zur besseren Kommunikation zwischen den einzelnen Teilnehmern. Diese kann auch über Chats (z.B. WhatsApp) erfolgen. 

c)  Die Verarbeitung der Anzahl an gefahrenen Kilometern wird dabei dafür verwendet, das Leistungstraining anzupassen sowie Mitglieder entsprechend ihrer Kilometerzahl zu ehren.

d)  Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der vorgenannten Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Das berechtigte Interesse folgt aus den in Nr. 2 sowie den vorgenannten Zwecken.

7. Teilnahme an Regatten

a)  Für Mitglieder, die Regatten teilnehmen, kann es sein, dass von den jeweiligen Trainern oder Vorstandsmitgliedern neben den in Nr. 4 a) erhobenen Daten auch der Geburtsort sowie die Staatsangehörigkeit erhoben werden. 

b)  Die Angabe dieser Daten kann zur Beantragung eines Aktivenpasses benötigt werden, welcher zur Meldung bei einer Regatta verpflichtend sein kann, weshalb diese Daten erhoben werden.

c)  Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der vorgenannten Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Das berechtigte Interesse folgt aus den in Nr. 2 sowie den vorgenannten Zwecken.

8. Speicherdauer der personenbezogenen Daten

a)  Hinsichtlich der Speicherdauer gilt, dass wir personenbezogene Daten löschen, sobald deren Speicherung für die Erfüllung des ursprünglichen Zwecks nicht mehr erforderlich ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen mehr bestehen. Nach Ablauf der Frist werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht. Beim Bestehen von Aufbewahrungsfristen erfolgt eine Einschränkung der Verarbeitung, wenn die Daten für den ursprünglichen Zweck nicht mehr benötigt werden.

b)  Die Daten werden spätestens nach Ablauf der regelmäßigen Verjährungsfrist innerhalb von 3-4 Jahren gelöscht, wenn die Mitgliedschaft in der Rudergruppe Geesthacht von 1912 e.V.. erloschen ist. Der jeweils maßgebliche Zeitpunkt ist die Wirksamkeit des Austritts, der Ausschluss eines Mitgliedes oder der Tod eines Mitgliedes.

c)  Gemäß den steuergesetzlichen Bestimmungen werden personenbezogene Daten, die die Kassenverwaltung betreffen, bis maximal 10 Jahre ab Wirksamkeit des Ausscheidens aus dem Verein aufbewahrt.

9. Weitergabe personenbezogener Daten

a)  Als Mitglied des Landessportverbandes Schleswig-Holstein e.V. und Mitglied in weiteren Landesfach- und Sportverbänden (Ruderverband Schleswig-Holstein, Deutscher Ruderverband) sind wir in einigen Fällen verpflichtet, personenbezogene Daten von Mitgliedern an diese Verbände weiterzugeben, etwa, wenn es um Fördermaßnahmen im Leistungssport geht.

b)  Bei Teilnahme an nationalen und internationalen Wettkämpfen kann auch eine Weitergabe der personenbezogenen Daten an weitere Verbände und Organisationen notwendig werden.

c)  Wird die Weitergabe von personenbezogenen Daten an Verbände oder Organisationen erforderlich, deren Sitz sich außerhalb des Wirkungsbereichs der Europäischen Union befindet und werden die personenbezogenen Daten auch außerhalb der EU verarbeitet, kann eine gesonderte Einwilligung in die Verarbeitung erforderlich werden. Die Betroffenen müssen dann zu diesem Zweck vor Teilnahme in eine entsprechende Verarbeitung einwilligen.

10. Ihre Rechte

a)  Als betroffene Person haben Sie bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten die folgenden Rechte, soweit die jeweiligen rechtlichen Voraussetzungen vorliegen:

a. Recht auf Auskunft über die Verwendung,

b. Recht auf Berichtigung oder Löschung,

c. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,

d. Recht auf Datenübertragbarkeit,

e. Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung.

b)  Die Rechtsgrundlagen für vorgenannte Rechte finden Sie in Art. 15, 16, 17, 18, 20 DS-GVO.

c)  Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren (Art. 21 DS-GVO). Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein,
Postfach 71 16, 24171 Kiel,
Telefon: 0431/988-1200, Fax: 0431/988-1223,
E-Mail: mail@datenschutzzentrum.de

11. Allgemeine Logfiles

a)  Jedes Mal, wenn Sie unsere Website aufrufen, werden von Ihrem Browser automatisch bestimmte Informationen an den Server der Webseite gesendet und von diesem dann in einem sog. Logfile (Protokoll) gespeichert. Dies sind bspw. Informationen über:

a. den Typ und die Version des von Ihnen verwendeten Browsers,

b. das von Ihnen verwendete Betriebssystem,

c. die Internetseite, von der aus Sie zur aktuellen Seite gekommen sind,

d. den Hostnamen (IP-Adresse) Ihres (ggf. auch mobilen)Endgerätes sowie

e. die Uhrzeit, zu der der Aufruf erfolgt ist,

f. der Internet-Service-Provider des zugreifenden (ggf. auch mobilen) Endgerätes.

b)  Die Daten der Server-Logfiles werden getrennt von allen durch Sie angegebenen personenbezogenen Daten gespeichert.

c)  Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Das geforderte berechtigte Interesse folgt aus den unter Ziff. 2 c.) genannten Zwecken.

12. Cookies

Bei der Nutzung unserer Website kann es sein, dass Cookies auf Ihrem Endgerät (ggf. auch Mobiltelefon) gespeichert werden. Dies sind kleine Textdateien, die bestimmte Einstellungen und Daten zum Austausch mit unserem System über Ihren Browser speichern. Cookies können keine Programme ausführen oder Viren auf Ihren Computer übertragen. Sie dienen grundsätzlich dazu, das Internetangebot insgesamt nutzerfreundlicher und effektiver zu machen. Auf unserer Webseite werden von uns zur Zeit keine Cookies verwendet.

13. Datensicherheit

a)  Die Übertragung von Informationen über das Internet ist niemals zu 100% sicher, weshalb wir die Sicherheit der über das Internet an unsere Website übermittelten Daten nicht garantieren können.

b)  Wir sichern unsere Website jedoch durch technische und organisatorische Maßnahmen gegen Verlust, Zerstörung, Zugriff, Veränderung oder Verbreitung Ihrer Daten durch unbefugte Personen ab. Wir bedienen uns dabei des Codierungssystems SSL/TLS (Secure Sockets Layer/ Transport Layer Security).

c)  Alle Informationen, die Sie an uns über die Webseite übermitteln, werden auf Servern innerhalb Deutschlands bei einem von uns sorgfältig ausgewählten Webhoster gespeichert. Dieser trägt dafür Sorge, dass die Daten nach aktuellem technischen Stand gesichert sind.

d)  Die in der Beitrittserklärung angegebenen Daten werden auf Computern der RGG oder von hierfür verwendeten Computern des Vorstands und ausgewählten Personen gespeichert.

Darüber hinaus werden Name, Vorname und E-Mail-Adresse auf Servern innerhalb Deutschlands bei von uns sorgfältig ausgewählten Mail-Diensten gespeichert. Diese tragen dafür Sorge, dass die Daten nach aktuellem technischen Stand gesichert sind.

Der Zugriff erfolgt ausschließlich über hierfür verantwortliche und vom Vorstand  gewählte Personen oder in besonderen vom Gesetz vorgesehenen Fällen ggf. vom Vorstand hierfür bestimmten Personen.

e)  Darüber hinaus werden Name und Anzahl der gefahrenen Kilometer auf einem lokalen Computer gespeichert. Ein Zugriff von außen ist nur unmittelbar am Gerät möglich. Das Gerät ist für Mitglieder des Vereins zugänglich. Das Auslesen der Daten in technischer Form ist ausschließlich durch einen vom Vorstand hierfür benannten Administrator möglich.

14. Änderung der Datenschutzerklärung

a)  Wir behalten uns vor, unsere Webseite weiterzuentwickeln, um Ihnen einen optimalen dem Stand der Technik angepassten Dienst zur Verfügung stellen zu können. Diese Datenschutzerklärung werden wir stets aktuell halten und entsprechend anpassen. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung können Sie jederzeit unter

https://www.rudergruppe.de/datenschutz

einsehen.

b)  Stand dieser Datenschutzerklärung ist März 2023.